Digitale Personalakte: Jeder HR-Prozess beginnt mit einem Dokument

Ob Einstellungsvertrag, Vergütungs- und Bonuspläne, Mitarbeiterbewertungen oder Weiterbildungsnachweise bis hin zu Kündigungen – jeder Prozess im Personalwesen beginnt und endet mit einem Dokument. Nun lässt sich ja heutzutage jedes Dokument digital erstellen, bearbeiten und versenden. Dennoch kommt es – gerade bei größeren Unternehmen – immer wieder zu Medienbrüchen oder Ineffizienzen in den Abläufen. Beides führt zu unnötig hohen Kosten und unzufriedenen Kollegen, die bisweilen das Gefühl haben, mehr für die Personalabteilung da zu sein als umgekehrt. Eine Lösung ist hier die digitale Personalakte.

Medienbrüche rühren typischerweise daher, dass viele Personaldokumente Unterschriften erfordern. Meistens müssen sie dazu ausgedruckt werden, um sie nach dem Signieren wieder umständlich einzuscannen. Die Hauptursachen für die genannten Ineffizienzen resultieren aus langen Suchzeiten, um die Dokumente wiederzufinden, die sich nicht zuletzt wegen länderspezifischer Regularien physisch an verschiedenen Orten befinden können und müssen. Diese Regularien sind es auch, die nicht nur eine effiziente Ablage und Suche, sondern auch die lückenlose und komplette Verwaltung ihres Lebenszyklus notwendig machen. Eine weitere Quelle für Ineffizienzen sind ungenügende Automatisierungsmöglichkeiten, was umgekehrt einen zu hohen manuellen Bearbeitungsaufwand bedeutet.

In vielen international agierenden Unternehmen sind die Prozesse im Personalwesen in SAP und hier immer häufiger in der Online-Lösung SuccessFactors abgebildet. Um jedoch die genannten Herausforderungen zu meistern, braucht es eine nahtlos integrierte Plattform für das medienbruchfreie Management des Lebenszyklus von Personalakten und ihren Inhalten – eine digitale Personalakte.

Von der Personalisierung zum Self-Service

Eine der großen Herausforderungen in Sachen Effizienz ist in größeren bis sehr großen Unternehmen die Personalisierung von Personaldokumenten. Selbst wenn – und gerade wenn – die Aufgaben in Shared-Services-Zentren gebündelt werden, ist es umso wichtiger, dass die HR-Mitarbeiter mit Vorlagen arbeiten können. Diese müssen sich automatisch personalisieren und versenden lassen, damit sich die Erwartungen an Produktivitätssteigerungen in Shared-Services-Zentren erfüllen.

Oftmals erfordern effiziente HR-Prozesse nicht nur einen hohen Automatisierungsgrad, sondern auch die Mitwirkung der betroffenen Kollegen. Ein Beispiel wäre das Hochladen einer Arbeitserlaubnis bei einem Umzug in ein anderes Land. Mitarbeiter erwarten heute diesen Self-Service, wenn es um Pflege und Komplettierung ihrer Personaldokumente geht. Sie verlangen orts-, zeit- und geräteunabhängigen Zugang zu ihrer Akte und Einsicht in alle Personaldokumente, die ihnen per Gesetz zusteht. Kurz gesagt: Mitarbeiter fordern schon heute die digitale Personalakte.

Schließlich unterliegen die verschiedenen Personaldokumente unterschiedlichen, zum Teil länderspezifischen Regularien und Aufbewahrungspflichten. Diese müssen automatisch hinterlegt und angewendet – und im Fall eines Umzugs in ein anderes Land unter Umständen aktualisiert – werden. So müssen zum Beispiel Bewerbungsunterlagen nach einer Frist zuverlässig gelöscht werden. Mitarbeiterakten müssen kontinuierlich gepflegt und auf Vollständigkeit hin geprüft werden – am besten automatisch. Und alle Aktivitäten zu den Mitarbeiterakten sind lückenlos zu dokumentieren.

Digitale Personalakte: Rundumsicht auf Mitarbeiter in SAP SuccessFactors

Die führenden Systeme für das Personalwesen kümmern sich vor allem um Stamm- und Bewegungsdaten und bilden auf deren Basis alle wichtigen Prozesse ab. Doch oftmals fehlen Funktionalitäten rund um die Dokumente, die den Kern einer Personalakte bilden. Speziell wenn es um Funktionalitäten im Bereich Dokumentenerstellung wie Vorlagen, Personalisierung, Self-Service oder automatische Ablage geht, bestehen oftmals Lücken. Gleiches gilt bei der Erfüllung rechtlicher Auflagen und dem Verwalten des Lebenszyklus der Inhalte. Erst durch diese Funktionalitäten und ihre nahtlose Integration – im Backend wie im Frontend – in die führenden Systeme lassen sich Metadaten wie zum Beispiel Zugriffsberechtigungen in Echtzeit übernehmen und anwenden. Und auch erst dann kann von einer wahren digitalen Personalakte die Rede sein.

Im Fall von SAP und speziell von SAP SuccessFactors schließt die Lösung OpenText™ Extended ECM für SAP® SuccessFactors® diese Lücken und lässt sich nahtlos in die SAP-Umgebung wie -Oberfläche integrieren. Weder die Mitarbeiter noch ihre Kollegen in der Personalabteilung merken, dass sie zum Beispiel beim elektronischen Signieren von Dokumenten oder bei der automatisierten Erstellung von HR-Belegen nicht SAP-Funktionalitäten, sondern die digitale Personalakte von OpenText nutzen. Insbesondere Unternehmen mit Shared-Service-Centern profitieren von den Produktivitätsfortschritten, die sich mit der Lösung erzielen lassen. Diese unterstützt verschiedenste Delivery-Modelle inklusive hybrider Szenarien wie SAP HCM on premise und SuccessFactors in der Cloud.

Einen Überblick zu der Lösung erhalten Sie in dem Webinar „HR goes Digital – OpenText™ Extended ECM for SAP® SuccessFactors®, das Sie sich über diesen Link als Aufzeichnung anhören und anschauen können.

 

Henning Bruestle

Henning ist seit Juli 2017 Vice President Enterprise Sales Germany und verantwortet in dieser Funktion den Vertrieb der Enterprise Business Unit in Deutschland. Mit seinem Team unterstützt Henning Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Strategie und begleitet sie durch den gesamten Transformationsprozess. Seine Karriere begann Henning bei Novell. Bevor er im November 2014 zu OpenText wechselte, war er bei der Software AG weltweit für den indirekten Vertrieb zuständig.

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