Dokumentenmanagement für Salesforce

So ergänzt OpenText das fehlende Glied in der Kette

Der Kampf der IT gegen Insellösungen gleicht einer Sisyphusarbeit: Sobald der Stein mühsam den Berg hochgewälzt wurde, rollt er wieder ins Tal. Die Cloud hat an dieser Situation nichts geändert, im Gegenteil: Es waren Lösungen für klar definierte Zwecke und Bereiche, die den Erfolg der Cloud zuerst ermöglicht und dann beflügelt haben. Eine dieser Lösungen, die wie keine andere für diesen Erfolg steht, ist Salesforce. Was auch immer die Kollegen aus der IT anfänglich an Bedenken vorbrachten – der Vertrieb stürzte sich förmlich auf das SaaS-Angebot, das endlich alle Funktionalitäten für das Management der Kundenbeziehungen bot, und das mit einem Bedienkomfort, wie er in den traditionellen CRM-Systemen unbekannt war. Es ist deshalb alles andere als falsch, wenn man von Salesforce als Standardwerkzeug im Vertrieb spricht.

Die Tatsache jedoch, dass SaaS-Lösungen perfekt auf die Anforderungen, sowohl was die Bedienung als auch die Prozessunterstützung betrifft, spezieller Anwendergruppen zugeschnitten sind, kann Probleme verursachen. Denn in der Tendenz nimmt dadurch die Zahl dieser Lösungen in den Unternehmen zu, weil nicht nur Vertriebler, sondern auch andere Abteilungen die für sie perfekte Lösung haben wollen. Dies läuft dem strategischen IT-Ziel einer homogenen, zentralisierten, kontrollierbaren Applikationslandschaft diametral entgegen.

Hinter jedem Prozessschritt stecken spezifische Anforderungen

Während Vertriebsmitarbeiter in der Regel sehr technikaffin sind und sich nicht nur mit den neuesten mobilen Endgeräten und Cloud-Lösungen auskennen, sondern auch nur zu gerne damit arbeiten, haben ihre Kollegen aus der Rechtsabteilung ganz andere Prioritäten und Präferenzen. Sie sind es, welche die Ergebnisse der Verhandlungen zwischen Vertrieb und Kunden, aber auch zwischen Einkäufern und Lieferanten, in Verträge gießen müssen. Und da im Recht bekanntlich jedes Wort und jede Formulierung zählt, arbeiten Anwälte und sonstige Rechtsexperten weiterhin in Textverarbeitungsprogrammen, die in den Unternehmen in der Regel von Microsoft stammen, ob nun stationär oder aus der Cloud. Um nichts zu übersehen, arbeiten sie mit einem Arbeitsplatzrechner und einem ausreichend großen Bildschirm. In manchen Fällen werden sie die Dokumente sogar ausdrucken und ein letztes Mal Korrektur lesen, bevor sie sie zur Unterschrift freigeben.

Die Kollegen aus der Finanzabteilung wiederum müssen die finanziellen Details des Vertrags wie Zahlungsziele oder Rabatte einpflegen und aus dem Vertragsverhältnis resultierende Belege wie Rechnungen oder Überweisungen auf ihre Korrektheit und Übereinstimmung mit den vereinbarten Konditionen prüfen. Sie sind die typischen SAP-Anwender, die auch in der klassischen SAP-Oberfläche gleichsam zu Hause sind. Auch sie arbeiten in der Regel mit einem Arbeitsplatzrechner und großen Bildschirmen, die ihnen die Kontrolle der Zahlen und Daten erleichtern.

Erst am anderen Ende des Prozesses, im Service, sitzen wieder Salesforce-Nutzer, die im direkten Kontakt mit Kunden stehen. Dazwischen jedoch klafft die Salesforce-Lücke.

Digitale Rohrpost: OpenText schließt die Salesforce-Lücke im Dokumentenmanagement

Solange Abteilungen und Anwender nicht alle mit ein und demselben Werkzeug arbeiten, heißt aus Prozesssicht die alles entscheidende Frage: Wie kommen die Informationen von A nach B? In den Zeiten von Stift und Papier war die Antwort einfach: per Hauspost. Im digitalen Zeitalter jedoch scheint der Grundsatz zu gelten: Viele Wege führen nach Rom. Ob Stick, E-Mail oder File-Sharing – alle haben den Nachteil, dass die Anwender ihre bevorzugte Applikation und zugehörige Oberfläche verlassen, die Informationen in ihre Arbeitsumgebung importieren und dafür viele An-, Nach- und Rückfragen tätigen müssen. Das ist ein nur begrenzter Fortschritt gegenüber der guten alten Hauspost.

Was fehlt, ist eine Art digitaler Rohrpost, bei der die relevanten Informationen ohne viel Aufwand beim richtigen Empfänger landen und Abteilungs- oder Bürowände kein Hindernis darstellen. Erst wenn alle relevanten Informationen unabhängig von der Anwendung, in der sie erstellt wurden, an jeder Stelle im Prozess zur Verfügung stehen, ist dieses Ideal erreicht, entfallen Medienbrüche ebenso wie Ineffizienzen durch unnötige manuelle Schritte.

Genau das leistet OpenText™ Extended ECM for Salesforce®. Der Service sieht nicht nur die Kundendaten, sondern auch die Verträge und Korrespondenz. Anwälte haben Einsicht in Nebenabsprachen, die zwischen Vertrieb und Kunden via E-Mail getroffen wurden und zum Rahmenvertrag gehören. Auch für das Rechnungswesen sind solche Absprachen wichtig bei der Beurteilung, ob eine Rechnung korrekt ist. Das Bequeme daran ist, dass dafür niemand seine präferierte Arbeitsumgebung und -oberfläche verlassen muss.

All dies ist möglich, weil sämtliche Prozessbeteiligten ihre Informationen aus ihrer Arbeitsumgebung heraus an einem zentralen Ort ablegen und sie damit dank OpenText™ Dokumentenmanagement für Salesforce® per Rohrpost auf die Reise durch das Unternehmen schicken. Dabei ist es völlig unwichtig, ob die Anwendungen in der Cloud oder On-Premise implementiert sind. Schließlich unterstützt OpenText™ alle Implementierungsmodelle.

Henning Bruestle

Henning ist seit Juli 2017 Vice President Enterprise Sales Germany und verantwortet in dieser Funktion den Vertrieb der Enterprise Business Unit in Deutschland. Mit seinem Team unterstützt Henning Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Strategie und begleitet sie durch den gesamten Transformationsprozess. Seine Karriere begann Henning bei Novell. Bevor er im November 2014 zu OpenText wechselte, war er bei der Software AG weltweit für den indirekten Vertrieb zuständig.

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