Drei Anwendungsfälle für Cloud-Fax bei Finanzdienstleistern

Fax ist so sicher, dass gefaxte Dokumente und Unterschriften von den Gerichten als rechtsverbindlich anerkannt werden. Es ist also naheliegend, dass das Fax in der Finanzkommunikation eine tragende Rolle spielt. Aber kann man es nicht noch besser machen? Wie wäre es mit der Einbeziehung anderer betriebswirtschaftlicher Faktoren, wie z. B. der Steigerung der Geschäftseffizienz oder der Verbesserung der Kundenzufriedenheit?

Das Problem mit dem Papier

Die Workflows im Finanzwesen sind seit jeher stark papierbasiert. Bei der Kreditvergabe beispielsweise muss ein Unternehmen mehrere Dokumente nachverfolgen und verwalten, wobei die Informationen oft in verschiedene Systeme eingegeben werden müssen. Dieser lange, ineffiziente und fehleranfällige Prozess kostet Zeit, Geld und die Geduld der Kunden.

Der letzte Punkt – die Zufriedenheit der Kunden – ist besonders wichtig. Die Finanzdienstleister – einschließlich Banken, Versicherungen, Investmentgesellschaften und diversifizierte Unternehmen – sind im Vergleich zu allen anderen Branchen deutlich aggressiver bei der Umsetzung von CX-Initiativen. Mehr als 70 % der Finanzdienstleister sind dabei, den Wandel herbeizuführen: Laut einer Studie von Metrigy haben 39,7 % der Unternehmen ein Projekt abgeschlossen oder sind dabei, eines durchzuführen. 30,9 % planen ein solches Projekt bis Ende 2022. Eine Studie von Gartner stellt fest, dass Banken und Investment Services sich mehr als jeder andere Wirtschaftszweig auf die Digitalisierung konzentrieren.

Die Cloud-Lösung

Cloud-Fax ist zum Schlüsselfaktor für die angestrebte digitale Transformation der CIOs geworden. Moderne Lösungen ersetzen nicht nur herkömmliche Faxfunktionen, sondern machen Papier weitgehend überflüssig. Sie bieten Tools für die Datenerfassung, Konvertierung, Verwaltung, Prüfung und Integration. Da sie in der Cloud gehostet werden, müssen Unternehmen keine Faxhardware oder -software selbst warten und profitieren in der Regel von wichtigen Funktionen wie Hochverfügbarkeit und Disaster Recovery (HA/DR).

Im Folgenden werden einige der Vorteile von Cloud-Fax für die Finanzbranche erläutert.

Cloud-Fax für das Bankenwesen

Cloud-Fax bietet für Banken Vorteile in einer Vielzahl von Geschäftsbereichen, z. B. bei der Neukundengewinnung, der Kontenverwaltung und der Antragsbearbeitung. Durch die Automatisierung eines Großteils der Datenerfassung, -verwaltung und -verteilung werden Prozesse schnell und effizient und führen zu einer höheren Kundenzufriedenheit.

Nehmen wir das Beispiel eines Kreditantrags. Um die Verarbeitung zu automatisieren, kann der Kreditgeber die Erfassungstechnologie in seine Cloud-Faxlösung integrieren. Wenn der Kunde seinen Antrag faxt, extrahiert die Erfassungstechnologie den Inhalt aus dem digitalen Faxbild und wandelt ihn in verwertbare Daten um. Diese werden automatisch in das Kreditverwaltungssystem eingegeben.

Ein Finanzierungsunternehmen für die Automobilindustrie, mit dem ich zusammengearbeitet habe, nutzte die Cloud-Fax-Lösung, um Händler innerhalb von Stunden an Bord zu holen. Zuvor hatte dies sechs bis neun Monate gedauert. Sobald sie online waren, konnte ein Kreditantrag in sieben Minuten bearbeitet und die Zahlungen noch am selben Tag getätigt werden. Dank der Nutzung von Cloud-Fax konnte das Unternehmen Geschäftskundenverträge im Wert von fast 9,5 Millionen Dollar abschließen.

Cloud-Fax für Kapitalmärkte

Für die Kapitalmärkte ist die schnelle Verarbeitung von Transaktionen in Verbindung mit der Fähigkeit, die Einhaltung aller Vorschriften nachzuweisen, von grundlegender Bedeutung. Unternehmen tauschen Transaktionsbestätigungen, Mitteilungen über Kursänderungen, Überweisungsanweisungen und vieles mehr aus. Viele dieser Dokumente sind äußerst zeitkritisch. Schon wenige Sekunden, die vergeudet werden, können zu finanziellen Verlusten führen.

Die Faxübertragung ist seit jeher ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation auf den Kapitalmärkten. Allerdings wurde das traditionelle Fax zunehmend als langsam und ineffizient angesehen. Digitale Alternativen – wie z. B. E-Mail – bieten nicht die nötige Sicherheit und Überprüfbarkeit, um die Anforderungen von Gesetzen wie PCI DSS und SOX zu erfüllen. Mit Cloud-Fax können Unternehmen weiterhin die gewohnte faxbasierte Kommunikation nutzen und gleichzeitig von der Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und den Sicherheitsupgrades von Cloud-Fax profitieren.

Cloud-Fax für die Versicherungsbranche

Die Versicherungsbranche unterliegt strengen Vorschriften in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz und Geschäftstransparenz. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die Krankenversicherungen anbieten. Darüber hinaus sind sie auf zahlreiche papierabhängige Prozesse angewiesen. Diese Prozesse müssen rationalisiert werden, um das Kundenerlebnis zu verbessern. Mit der Digitalisierung papierbasierter Prozesse können Versicherer ihre Einnahmen durch die Akquisition neuer Policen und die Verwaltung bestehender Kunden steigern und gleichzeitig ihre Compliance-Verpflichtungen besser einhalten.

Elektronische Tools, die mit Cloud-Fax integriert sind, erfassen die Daten direkt aus den eingehenden Antragsformularen. Diese werden direkt in das System zur Schadenregulierung eingegeben, und es wird sichergestellt, dass alle relevanten Unterlagen gesammelt abgelegt werden. Das System kann dann automatisch weitere Informationen anfordern, Statusaktualisierungen und Deckungsnachweise senden und schließlich den Kunden über die Genehmigung oder Ablehnung des Anspruchs informieren.

Nutzen Sie die Vorteile des Faxens mit der Cloud

Unternehmen entdecken die Möglichkeiten von Cloud-Fax zur Rationalisierung von dokumentengesteuerten Prozessen. So können sie ihre Unternehmensleistung verbessern und gleichzeitig wichtige Kommunikationswege aufrechterhalten. Bei der Migration Ihres Faxes in die Cloud geht es nicht mehr darum, einen Vorteil zu erlangen, sondern darum, nicht den Anschluss zu verlieren. IDC hat festgestellt, dass 90 % der befragten Unternehmen bereits Fax in ihre Unternehmensanwendungen integriert haben oder dabei sind, dies zu tun. 

Die Cloud-Fax-Produkte von OpenText (OpenText™ Fax2Mail™, OpenText™ RightFax und OpenText™ XM Fax™) bieten die Sicherheit, Zuverlässigkeit und Effizienz, die von den größten Unternehmen der Welt gefordert wird. Sie können in Unternehmenssysteme wie ERP, CRM oder Content Management integriert werden, um Arbeitsabläufe weiter zu rationalisieren.

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