ECM neu denken: Die OpenText Content Suite der nächsten Generation ist da!

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ECM-Umdenken stärkt persönliche und Prozess-Produktivität und Kontrolle

Schon gehört? Wir haben im vergangenen Monat ein umfassendes Upgrade für die gesamte OpenText-Produktpalette veröffentlicht und im Rahmen des neuen Release auch unsere runderneuerte OpenText™-Content Suite vorgestellt. Es handelt sich um die umfangreichste und ehrgeizigste Markteinführung in der gesamten Firmengeschichte. Ich arbeite seit acht Jahren für OpenText und habe einen derartig ambitionierten Meilenstein noch nie miterleben dürfen.

Am meisten bin ich natürlich von der neuen Version der Content Suite angetan. Die wichtigsten Innovationen – gewaltige Fortschritte im Hinblick auf Funktionalitäten und Benutzerfreundlichkeit – folgen einer vollkommen neuen Betrachtung von ECM, seiner Rolle im Unternehmen und der Art und Weise, wie Wissensarbeiter damit interagieren und Informationen nutzen.

Was hat zu dieser radikalen Veränderung geführt? Wenn Sie diese Frage selbst beantworten wollen, brauchen Sie sich nur einmal in Ihrem eigenen Büro umzusehen.

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Die Demografie Ihrer Mitarbeiter verändert sich: Die Generation der Digitale Natives hält Einzug in Unternehmen. Im digitalen Zeitalter aufgewachsen sind sie den mühelosen Zugang zu allen gewünschten Informationen gewohnt, und zwar wann und wo sie wollen. Genau das erwarten sich diese Menschen auch an ihrem Arbeitsplatz; sie sind mobil, agil und reaktionsschnell. Wahrscheinlich haben Sie längst festgestellt, dass die meisten Organisationen für diesen neuen Ansatz des Teilens, Kollaborierens und Erneuerns schlecht gerüstet sind. Früher ließen sich 99 Prozent des für die Arbeit benötigten Informationsflusses via Telefon, Fax und später auch E-Mail abwickeln. Das hat sich geändert. Digitale Informationen in gigantischen Mengen aus sich ständig verändernden Quellen strömen heute durch jede Organisation. Diese Daten – ob sie nun aus den sozialen Medien oder der Lieferkette stammen – sind das wertvollste Gut eines Unternehmens, wenn es sie richtig zu nutzen versteht. Wenn Sie das volle Potenzial all der Informationen erschließen wollen, müssen Sie diese – und auch die Menschen und Prozesse, die diese Daten erzeugen – nahtlos einbinden, zusammenfassen und miteinander in Beziehung setzen. Die Arbeit mit riesigen Datenbeständen hat allerdings auch ihre Schattenseiten. Die größte Stärke der digitalen Information heißt Mobilität – und genau die führt immer wieder zu Schlagzeilen über Datenlecks. Unzählige Angestellte gefährden ihre Arbeitgeber Tag für Tag, indem sie geistiges Eigentum in nicht genehmigte und kontrollierte Apps laden, um leichter Zugriff darauf zu haben. In einer Welt zunehmend komplexer und weitreichender Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Anforderungen kämpft jede Organisation darum, die Kontrolle über ihre Daten zu behalten – trotz überholter Hard- und Software, mangelnder Aufsicht und arbeitsintensiver Vorgehensweisen.

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Die Content Suite 16 wurde genau dafür entwickelt, Organisationen bei der Lösung all dieser Probleme zu unterstützen. Sie ist mehr als nur ein Relaunch unserer ECM-Plattform – sie ist das Ergebnis eines gänzlichen Umdenkens zu Zweck und Funktion von ECM in Unternehmen, die mitten in der digitalen Transformation stecken.

Die neue Content Suite setzt auf ihre bewährten Stärken als Hüter, Bindeglied und Organisator von Informationen und bietet zudem neue Usability- und Integrationsfunktionalitäten. Der Schwerpunkt liegt nun nicht mehr allein auf ECM, sondern auf einem unternehmensweiten Informationsrückgrat, in dem der Mensch eine wichtigere Rolle spielt als die Technik. Unsere Lösung kann vormals voneinander isolierte Informationssilos miteinander verbinden und Daten mühelos verbreiten. Das gewährleistet eine höhere Produktivität und Übersicht in drei übergreifenden Bereichen:

Persönliche Produktivität

Mitarbeiter wollen auf Unternehmensinhalte ebenso nahtlos und einfach zugreifen, diese teilen und gemeinsam bearbeiten, wie sie das aus ihrem privaten Umfeld kennen. Die Content Suite 16 schafft genau dieses Umfeld. Mit OpenText™-Tempo Box und OpenText™ Core sind Organisationen endlich in der Lage für eine synchronisierte Zusammenarbeit mit gemeinsamer Nutzung aller Daten auf beiden Seiten der Firewall zu sorgen. Und das in einer vollständig geregelten ECM-Umgebung. Die User arbeiten nach ihren eigenen Vorstellungen und mit ihren eigenen Methoden, wann und wo sie wollen; das darunterliegende ECM-Sicherheitsnetz verwaltet alles – von der Versionskontrolle über die Auditierung bis hin zur Vergabe von Meta-Tags.

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Die Content Suite 16 kommt zudem mit einer neuen Benutzeroberfläche, die eine sowohl verbindende wie für jeden Nutzer maßgeschneiderte, persönliche Nutzererfahrung bietet. Alles, was mit einem bestimmten Thema zusammenhängt, lässt sich personalisiert – und abhängig von der Rolle und dem eingesetzten Device des Nutzers – in einem einfachen Format darstellen. Als Beispiel ein Anwendungsfall aus der Versicherungsbranche: Über das einfach zu bedienende Interface kann der Nutzer auf alle mit einem Versicherungsfall zusammenhängenden Informationen zugreifen – Kontendaten, das ausgefüllte Schadenformular, aktuelle Informationen vom Sachbearbeiter im Außendienst, firmeninterne Kommunikation, Aufgabenlisten und mehr, alles zusammengestellt, vernetzt und geteilt über die Content Suite.

Prozess-Produktivität

Wir haben es im digitalen Zeitalter geschafft, Unternehmensprozesse zu digitalisieren – aber leider waren wir alle nicht besonders gut darin, sie miteinander zu vernetzen. Die durch diese Prozesse erzeugten Daten werden üblicherweise in einem Informationssilo gespeichert, das nur auf den jeweiligen Prozess abgestimmt ist; daher können sie auch nicht einfach abgerufen, reguliert und effizient genutzt werden. Die erweiterten ECM-Funktionen der Content Suite sorgen durch die Integration von ECM in die wichtigsten Applikationen (SAP®, Oracle®, Microsoft® u. a.), die diese Daten erzeugen, für Abhilfe. Informationssilos werden aufgebrochen, verwandte Daten zusammengefasst und sämtliche Vorfälle einheitlich dargestellt. Durch das vollständige Einbetten von ECM in den Gesamtprozess werden Richtlinien und Klassifizierungsdaten automatisch jedem einzelnen Vorgang zugeordnet, und zwar direkt an ihrem Ursprung.

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Der Nutzer muss langatmige Routinearbeiten nun nicht mehr selbst erledigen, kann aber von den Ergebnissen profitieren. Stellen Sie sich einen Anwendungsfall vor, bei dem ein Nutzer, der eine Entscheidung treffen soll, die jeweilige Anwendung gar nicht mehr verlassen muss, um Zugriff auf alle Verträge, Lagerbestandsmeldungen, Verkaufszahlen und E-Mail-Nachrichten zu haben, die den jeweiligen Zulieferer betreffen. Das bedeutet automatisch mehr Effizienz, bessere Einsichten und einen höheren Durchsatz.

Kontrolle

Die neuen Zugriffsmöglichkeiten auf Informationen und ihr Einsatz für innovative, zukunftsorientierte Zwecke bergen allerdings auch neue Risiken und Ineffizienzen, wenn nicht überall und jederzeit die richtigen Governance- und Kontrollmaßnahmen ergriffen werden. Analysten bewerten die Information Governance seit langem als eine der großen Wettbewerbsstärken der Content Suite – und die Content Suite 16 leistet auf diesem Gebiet noch mehr.

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Hier geht es vor allem um die Fähigkeit, Governance-Best-Practices sowohl in individuelle als auch in prozessorientierte Informationsflüsse zu integrieren, ohne dadurch die Produktivität einzuschränken.

Inhalte, die im Zuge der persönlichen Produktivität erstellt werden (das große Volumen und die kaum einschätzbaren Ergebnisse der täglichen Zusammenarbeit und Informationserstellung) sind dafür berüchtigt, dass sie Risiken bergen und sich der Überwachung entziehen. Die Content Suite 16 ist mit neuen Funktionen ausgestattet, die den Content bereits bei der Erstellung in den jeweiligen Applikationen erfasst und transparent macht – ob im Zuge einer Dateisynchronisierung, beim Teilen in den sozialen Medien, in E-Mails oder mit SharePoint®. Durch maschinelles Lernen werden diese Inhalte dann automatisch nach Ihren unternehmenseigenen Speicherungs- und Sicherheitsrichtlinien behandelt.

Daten, die im Zuge der Prozess-Produktivität anfallen und wichtig für Ihr Kontinuitätsmanagement und Ihre Archivverwaltung sind, können nun automatisch schon zum Zeitpunkt ihrer Erstellung hinter den Kulissen eingeordnet, mit Schlagworten versehen und zusammengeführt werden. Sie werden in den Unternehmens-Informationskreislauf einbezogen, um problemlos auffindbar zu sein und von Archivaren, der Rechtsabteilung und Geschäftsbereichsleitern genutzt werden zu können.

Die Zukunft von ECM heißt OpenText Content Suite

Die Content Suite definiert die Rolle von ECM im digitalen Unternehmen neu. Sie erzeugt ein nahtloses, unternehmensweites Informationsraster, das sowohl die persönliche als auch die Prozess-Produktivität im Rahmen eines ausgeklügelten Kontrollsystems erhöht. Die Content Suite ist als standortbasierte Lösung, Abonnement in der OpenText™-Cloud und Managed Service verfügbar. Stand heute ist sie die einzige umfassende und vollständig integrierte ECM-Suite auf dem Markt.

Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, und erfahren Sie mehr darüber, was Ihnen die Content Suite 16 zu bieten hat. Werfen Sie zuerst Ihre vorgefassten Meinungen und Ideen zum Thema ECM über Bord. Dann stellen Sie sich vor, was die digitale Transformation für Ihr Unternehmen bedeuten kann und soll. Die Chancen stehen gut, dass der innovative neue Ansatz der OpenText Content Suite zur Einführung, Ausweitung und Verwendung von ECM genau Ihren Vorstellungen entspricht.

Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

Alison Clarke

Als Product Marketing Lead für ECM-Produkte verantwortet Alison bei OpenText u.a. die Produkte Content Suite Platform und Content Server. Sie engagiert sich dafür, dass unsere Kunden einen Mehrwert aus ihren Daten ziehen und Endverbraucher wie Teams mit Hilfe ECM-basierter Lösungen produktiver arbeiten können.

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