Mit der KI-gestützten Content-Erfassung bekommen Sie jetzt den Papierkram in Griff

Zu Beginn meiner Karriere als selbstständige Autorin und Marktforscherin verbrachte ich einen beträchtlichen Teil meiner Arbeitswoche damit, Papierdokumente zu versenden und zu erhalten. Dabei handelte es sich nicht um meine eigentliche Arbeit, sondern um Rechnungen, Steuerformulare und so weiter. Das war ein echter Wermutstropfen bei meiner Tätigkeit. KI und intelligente  Content-Erfassung waren damals in Unternehmen noch nicht angekommen.

Fotokopieren oder Ausfüllen und Unterschreiben von Formularen in Papierform war der Normalzustand. Ich schickte sie hin und her oder gab sie einem Angestellten an einem Schalter. Als dann endlich elektronische Formulare aufkamen, war dies eine enorme Effizienzsteigerung. Tippen Sie einige Wörter in ein vorab ausgefülltes Formular, drücken Sie ein paar Tasten, um es zu versenden, und ab geht die Post!

Die Problematik bestand darin, dass sich die beiden Welten überschnitten. Damals war es notwendig, dass ein Formular eine Unterschrift mit Tinte oder ein Foto von einem anderen Dokument erforderte (z.B. Quittungen für die Rückerstattung der Taxikosten). All dies kostete mich unendlich viel Zeit beim Herunterladen, Drucken, Unterschreiben, Heften, Kopieren, Scannen und Hochladen. Oftmals musste ich Formulare für einen einzigen Vorgang mehrmals neu einreichen, wenn Kunden beispielsweise meine Handschrift nicht lesen konnten oder der Scan nicht in dem Format war, das ihre Computer verarbeiten konnten. Ich war wirklich total genervt.

Für mich war es mühsam, ein oder zwei Stunden mit diesen Formularen zu vergeuden.  Aber mal ehrlich: War es nicht schlimmer für denjenigen Sachbearbeiter, der diese Tätigkeit den ganzen Tag lang erledigen musste?

Aus Tinte werden Elektronen

Was ich vorstehend beschrieben habe, ist ein Schwachpunkt in ansonsten automatisierten Geschäftsprozessen. Angestellte verbringen Ihre ganze Arbeitszeit damit, Daten aus einem Kästchen auf einem Formular oder einem Arbeitsblatt in eine Spalte auf einem anderen einzugeben oder Unterschriften zu validieren. Dieses Problem tritt branchenübergreifend auf, sei es bei der Bezahlung von Rechnungen, der Einbindung von Mitarbeitern, der Auftragsabwicklung oder dem Abgleich der Buchhaltung. (Es gibt Statistiken, die besagen, dass die Bearbeitung eines Dokuments in den USA 63 Cent kostet. Das summiert sich schnell: Die US-Fertigungsindustrie gibt allein für die Dateneingabe mehr als 1 Milliarde Dollar pro Jahr aus.)

Die Kluft zwischen Tinte und Elektronen ist in einigen papierintensiven Branchen besonders groß. Dazu gehören das Gesundheitswesen (z.B. Kennzeichnung von Krankenakten), Versicherungen, Behörden (wo viele öffentliche Akten noch in Papier- oder Mikrofilmform vorliegen) und Banken.

Der erste Versuch, diese Schwachstelle zu überwinden, erfolgte in den 90er Jahren, als sich die optische Zeichenerkennung (OCR) durchsetzte. OCR scannt und zeichnet Informationen von Papier auf und interpretiert diese winzigen Kringel als aussagekräftige Buchstaben, Zahlen und Symbole, die sich dann zu brauchbaren Informationen addieren.

Diese grundlegende Content-Erfassung erspart eine Vielzahl von manuellen Dateneingaben. Außerdem entfallen Tippfehler und andere prozessimmanente Unregelmäßigkeiten. Aber diese Art der Erfassung kann auch Fehler hinzufügen, wenn OCR das, was es „sieht“, falsch interpretiert oder seinen Inhalt nicht in einem Format liefert, mit dem Benutzer leicht arbeiten können.

Intelligente Content-Erfassung: Auf dem Weg zur KI

Der nächste Schritt in der Entwicklung der Content Capture-Technologie war die intelligente Erfassung. Dies sollte die Fehlerquote senken. Es geschieht oft durch mehrere „Datenextraktionsmaschinen“, mit denen die Genauigkeit und das Rendering der OCR verbessert werden. Intelligent Capture fügt weitere Workflow-Funktionen hinzu, um Dokumente basierend auf ihrem Typ oder Stichwörtern, die sie zur Validierung enthalten, an die entsprechenden Benutzer weiterzuleiten. Dieser Ansatz rationalisiert die Dokumentenmanagement-Prozesse grundlegend. Dadurch können Unternehmen Zeit und Geld sparen.

Doch auch intelligente Erfassungslösungen stoßen an ihre Grenzen, wenn sie mit komplexen oder unklaren Workflows konfrontiert werden. Diese verfügen nicht über leicht zu definierende Stichworte und Klassifizierungen, die sie während der Erfassung „lesen“ können. Um herauszufinden, wer als nächstes ein Dokument erhält und was er damit tun soll, ist es oft erforderlich, den gesamten Inhalt lesen und bewerten zu können. So kann die Position (Reklamationsformular, Aktenanforderung, komplizierte Rechnung usw.) angemessen bearbeitet werden.

Und hier kommt die künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel.

Capturing

Content-Erfassung jetzt mit Bewertungskriterien

ist die branchenführende intelligente Content Capture Lösung. Zu den intelligenten Funktionen gehören die äußerst präzise Zeichenwiedergabe, die Möglichkeit, Text sogar von zerknitterten, gerissenen oder verschmierten Originalen zu lesen sowie die automatische Markierung von Schlüsselbegriffen wie Kundennamen und Bestandsnummern.

Captiva arbeitet nun mit der KI-basierten Analyseplattform OpenText™ Magellan™ zusammen. Diese bietet eine intelligente Erfassungslösung, die mit KI und leistungsstarken Analysefunktionen angereichert ist. Dadurch wird ein besserer End-to-End-Workflow ermöglicht: von der Erfassung der Inhalte bis hin zur Klassifizierung, der Weiterleitung von Dokumenten an die entsprechenden Backend-Systeme, der Erkennung von Ausnahmen, der Validierung von Edge Cases und der Erstellung von Aktionselementen. Diese KI-unterstützte Capture-Lösung kann Systemdaten und Metadaten für Dashboards und Berichte sowie Kontextdaten für die Text-Mining-Engine von Magellan in Echtzeit erzeugen.

KI-unterstützte Erfassung von OpenText kombiniert die leistungsstarken, flexiblen Content-Capture-Funktionen von Captiva mit der KI-unterstützten Textanalyse von Magellan und bietet eine sofortige, intelligente Dokumentenklassifizierung und Weiterleitung von Millionen von Seiten pro Tag. Routineaufgaben können schneller auf den Weg gebracht werden, ohne die Zeit eines Mitarbeiters in Anspruch zu nehmen.

Wenn Sie sich für eine Einführung in KI-unterstützte OpenText Content Capture interessieren, dann empfehlen wir Ihnen unser 20-minütiges Webinar on Demand. Es behandelt bewährte Verfahren für die kognitive Erfassung von elektronischen und gedruckten Dokumenten. Sie werden Live-Beispiele der Lösung in Aktion sehen. Und Sie werden sehen, wie einfach die intelligente Inhaltserfassung sein kann.

Hier sehen Sie das Webinar zu diesem Thema .

Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

Stannie Holt

Stannie Holt ist Marketing-Content-Texter bei OpenText. Sie hat über 20 Jahre Erfahrung als Journalistin, Marktforschungsanalystin und Content-Marketing-Expertin in den Bereichen Enterprise Software, maschinelles Lernen, E-Discovery und Analytics

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