Wie Sie mit der Extended ECM Platform Geschäftsprozesse produktiver gestalten

Die Ursprungsidee von Enterprise Content Management (ECM) klang vielversprechend. Als Universallösung für Geschäftsprobleme versprachen sich Organisationen und Top-Manager mehr Entscheidungsfreiheit für das Speichern und Strukturieren von Unternehmensdaten, Klarheit in der Zuweisung und Regelung von Nutzerrechten, Absicherung für Aufbewahrungsfristen und – am wichtigsten – Kontrolle über diese Daten im historischen Verlauf.

Aber es gibt eine Kehrseite der Medaille. Anwender fühlten sich durch all die neuen Regeln eingeschränkt, und das wirkte sich negativ auf ihre Motivation aus. Sie hatten Probleme ihre Arbeit zu erledigen und waren irritiert durch komplexe Metadaten und Klassifizierungsanforderungen. Sensible Informationen mit externen Systemen zu teilen wurde zu einer enormen Herausforderung. Noch entscheidender: Viele Mitarbeiter reagierten nicht gerade positiv auf die ständigen Systemwechsel. Ihre Arbeit – egal ob im Vertrieb, HR, Engineering oder anderswo – erledigten sie nach wie vor in einer fachspezifischen Anwendung, bevor in das ECM-System gewechselt wurde, um Dokumente zu speichern oder nach Dokumenten zu suchen, die für den Arbeitsablauf wichtig waren.

Der ständige Wechsel zwischen verschiedenen Systemen führt zu unstrukurierten Daten

Jener Mitarbeiter also, die Unternehmen eingestellt hatten, um selbstmotiviert Probleme zu lösen und kritisch zu hinterfragen, taten wofür sie engagiert waren: Sie fanden Alternativen, um ihre Arbeit schneller und effizienter zu erledigen. Sie entwickelten maßgeschneiderte Add-on-Applikationen, um gängige Prozesse einfacher abzuwickeln. Währenddessen entstanden ganze Industriezweige für Enterprise Resource Management (ERP) oder Engineering Document Management (EDM). Dennoch wechselten die Nutzer ständig zwischen verschiedenen Systemen, um unterschiedliche Teilaspekte ihrer Aufgaben zu erledigen – oft um diverse Schritte in ein und demselben Prozess auszuführen.

Das Ergebnis? Ein inkonsistent genutztes ECM-System und unstrukturierte Daten, die unorganisiert und unproduktiv auf verschiedensten – häufig nicht kontrollierten – Insellösungen existierten.

Ein Regisseur würde an dieser Stelle rufen: „Cut!“ und die Szene wechseln. Was wäre, wenn Unternehmen sich ein Herz fassen und ECM – als Rückgrat für unstrukturierte Daten – mit den vorhandenen Schlüssel-Applikationen in ihrem Unternehmen kombinieren würden?

Sie erhalten Extended ECM – einen leistungsstarken Motor für die digitale Transformation.

BU: Die Extended ECM Platform verknüpft ECM mit den Daten in Ihrer Lead-Applikation

Mit Release 16 (Englisch) schließt OpenText diese Marktlücke und bringt die Extended ECM Platform auf den Markt. Sie ermöglicht auf einzigartige Weise die Integration der Content Suite Platform mit JEDEM anderen System. OpenText bietet zudem Out-of-the-Box-Lösungen für alle gängigen und führenden Business-Applikationen wie SAP® ERP, Oracle® E-Business Suite, OpenText Extended ECM for Salesforce® und Microsoft® SharePoint®. Mit der Extended ECM Platform können Firmen ihr ECM-System mit so vielen weiteren Applikationen verbinden wie gewünscht und erforderlich, auch wenn dafür derzeit noch kein Standard-Angebot vorliegt.

Extended ECM erlaubt dem Anwender in seiner vertrauten und bevorzugten IT-Umgebung zu arbeiten

Trotzdem hat er mühelos Zugang zu unstrukturierten Daten, die er benötigt, um ungehindert seine Arbeit zu erledigen. Metadaten werden automatisch herangezogen und von unstrukturierter in strukturierte Information gewandelt. Kein Suchen, kein Systemwechsel und keine Workarounds. Mitarbeiter arbeiten effizienter, Prozesse laufen einheitlicher – es entsteht eine wahrhaftig „Einzige Quelle der Datenwahrheit“.

Und wie immer das Beste zum Schluss: Die Einführung kann Schritt für Schritt erfolgen. Unternehmen können Prozesse nacheinander und je nach Priorität integrieren und so auf ihren bereits erzielten Arbeitsergebnissen aufbauen. Extended ECM nutzt dazu eine Template-Mechanik, die es erlaubt Geschäftsprozesse mit den zugehörigen Informationen und Dokumenten anzureichen. Sie müssen mit ihrer Arbeit also nicht komplett von vorne beginnen.

Wir finden: es ist an der Zeit ihre ECM-Strategie zu überdenken und in Zukunft leichter und besser zu arbeiten. OpenText™ Extended ECM Platform unterstützt Sie dabei.

Dieser Artikel wurde aus dem Englischen übersetzt.

Christine Musil

Christine arbeitet im Product Marketing für Enterprise Content Management (ECM) Lösungen.

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