Capturing: Automatisierung beginnt bei der Informationserfassung

Wer Automatisierung hört, denkt sicher sofort an Zukunftsszenarien wie menschenleere Fabrikhallen, in denen Roboter und Maschinen die Herrschaft übernommen haben – eine Zukunft freilich, die in der Fertigung gar nicht mehr so weit entfernt sein dürfte. Bei der Automatisierung von Informationsflüssen hingegen sieht die Sache ein bisschen anders aus. Auch hier lässt sich der Anteil der menschlichen Intervention in den kommenden Jahren durchaus signifikant senken. Doch erst einmal müssen alle Informationen digitalisiert werden (Capturing oder Informationserfassung). Und dann müssen sie auch noch richtig interpretiert werden .

Die Digitalisierung von Informationen ist wahrlich kein neues Thema und doch hat sich in den vergangenen fünf bis zehn Jahren sehr viel geändert. Das Einscannen von Papierdokumenten (Capturing) und Auslesen des Inhalts mittels OCR-Erkennung ist schon viele Jahrzehnte alt. So wurde die erste maschinenlesbare Schriftart OCR-A bereits 1968 entwickelt und in der DIN-Norm 66008 spezifiziert.

Multi Channel Capturing: Alle Kanäle müssen erfasst werden

Natürlich geht es beim Thema Capturing auch heute noch um das Auslesen von Einzeldaten. Jedoch ist das Einscannen von Papierdokumenten nur noch ein Fall unter vielen. Alle Kommunikationskanäle müssen heute mit einer Erkennungslösung ausgestattet sein – ob E-Mails oder Chats, ob Posts in sozialen Medien oder elektronische Faxe, ob mittels File-Sharing übertragene Dateien oder Audio- und Videoaufnahmen. Die zweite große Herausforderung besteht darüber hinaus darin, das Erfassen und Auslesen nur zum ersten Schritt in einem geschlossenen automatisierten Prozess zur Informationsverarbeitung zu machen.

Das sind in der Tat keine leichten Aufgaben. Ganze Heerscharen von Entwicklern haben sich damit beschäftigt und arbeiten weiter daran. So müssen zum Beispiel nicht nur unstrukturierte Informationen in Dokumenten oder auf sozialen Kanälen von der Capturing Software „verstanden“ werden. Vielmehr müssen seit einigen Jahren Erkennungslösungen geradezu mit einer Explosion an Informationen zurechtkommen. Hersteller von Konsumgütern zum Beispiel könnten gar nicht genug Mitarbeiter finden und einstellen, um die Diskussion über ihre Produkte in den sozialen Medien weltweit zu sichten, zu erfassen und auszuwerten.

Neben der Fähigkeit, mit Massen an Daten und Informationen umzugehen, kommt es zudem auf die Genauigkeit bei der Interpretation der einzelnen Informationen an. Nur so lassen sich zum Beispiel Rechnungen automatisch verbuchen und bezahlen. Im Idealfall kann sogar der Gesamtprozess von der Bestellung bis zur Überweisung der Rechnungssumme ohne menschliches Eingreifen („Purchase-to-Pay“) erfolgen.

Schließlich hängt der Grad der Automatisierung des Erfassungsvorgangs und der sich daran anschließenden Prozesse davon ab, dass die Capturing Lösung an beliebigen Stellen in den Prozessketten zum Einsatz kommt. Denn Ausnahmen zu standardisierten Prozessen gibt es immer wieder: Nach- und Rückfragen, das Einholen fehlender Daten und Dokumente, nachträgliche Änderungen zum Beispiel an einer Bestellung etc. erfordern das flexible Einspeisen von Informationen in laufende Vorgänge. Selbstredend, dass eine geeignete Capturing-Lösung schon im Standard über eine Vielzahl von Programmierschnittstellen verfügen und die erfassten Informationen in ein für die verschiedensten Systeme verständliches Format überführen muss. Nur dann ist es möglich, alle Kanäle abzudecken und die Unternehmensprozesse für und durch Capturing-Lösungen zu öffnen.

Qualität: Der Mensch bleibt entscheidend

Niemand käme auf die Idee, eine 100-prozentige Automatisierung durch totale Standardisierung für begrüßenswert zu halten. Zu unterschiedlich sind die Bedürfnisse der Menschen, zu verschieden, weil nicht vorhersehbar die Umstände, die einen Prozess auslösen und in seinem Verlauf verändern. Auch wenn in Teilen der Fertigung schon in ein paar Jahren auf menschliches Eingreifen verzichtet werden kann, gilt das nicht für alle Unternehmensprozesse, im Gegenteil: Das ist ja gerade das Schöne an der Automatisierung und der Digitalisierung, dass die Menschen von sich ständig wiederholenden und deshalb schon bald als langweilig empfundenen Abläufen sich befreien und um die Ausnahmen kümmern können. Das macht die Arbeit spannender, darüber hinaus aber steigt die Qualität der Prozesse. Und die wird von den Kunden als besserer und flexiblerer Service wahrgenommen. Durch die Automatisierung des Capturing-Prozesses gehen Produktivität und Qualität Hand in Hand. (Im Englisch)

Peter Stadler

Peter kam über die Akquisition der Enterprise Content Division von DellEMC im Januar 2017 zu OpenText. Seit dem 1. Juli 2017 verantwortet er als Vice President Enterprise Sales die Region BeNeLux, Switzerland & Austria. Den Fokus legt er in seiner Region auf Stärkung und Weiterentwicklung der bestehenden Kundenbeziehungen sowie der Neugewinnung von Kunden im Kernbereich des Enterprise Information Management. Durch die Nutzung von OpenText Lösungen sollen Kunden schneller wachsen können, Operational Cost, Information Governance und Security Risks reduziert werden indem Business Insights, Impact und Process Speed verbessert werden.

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