OpenText und Microsoft: Vom Digital Workplace zum Digital Business

Mit Office 365 hat sich Microsoft endgültig als Branchenführer im Bereich Collaboration etabliert. Und das zu Recht. So genannte Business Content Services wie Teams oder Groups ermöglichen eine einfache Ad-hoc-Zusammenarbeit, wie sie lange Zeit unmöglich schien. Damit wird der Digital Workplace Realität. Allerdings ist der Digital Workplace nur eine, wenngleich wichtige Komponente des Digital Business. Zwar müssen Menschen mittels Technologie in die Lage versetzt werden, möglichst einfach und schnell sowie zeit- und ortsunabhängig zusammenzuarbeiten. Doch die Inhalte, die dabei entstehen oder bearbeitet werden, sind Teil weitergehender Geschäftsprozesse, sind mit Daten aus den führenden transaktionsorientierten Unternehmensapplikationen verknüpft und müssen ordentlich bewirtschaftet werden – gemäß unternehmens- und branchespezifischen sowie gesetzlichen Vorgaben. Diese Verbindung zwischen Menschen und Prozessen ist bei Office 365 genauso notwendig wie zu SharePoint-Zeiten. Und genau dafür sorgt OpenText Extended ECM for Microsoft Office 365.

Neue Integration: Vom Content zum Prozess

Inhalte sind die Brücke zwischen der Welt der Daten und der Welt der Prozesse, in denen Menschen zusammenarbeiten. Damit jedoch Inhalte diese Brückenfunktion voll und ganz erfüllen können, müssen sie mit Daten und Geschäftsobjekten verbunden sein. Denn auch wenn unstrukturierte Inhalte wie Dokumente oder Präsentationen 80 Prozent aller Unternehmensinformationen ausmachen, bleiben die transaktions- und datenorientierten Anwendungen weiterhin führend. Das hat sich auch beim Wechsel von Microsoft SharePoint zu Microsoft Office 365 nicht geändert.

Was sich jedoch geändert und weiterentwickelt hat, ist die Qualität der Integration, die OpenText zu Microsoft Office 365 bietet. Zwar stellt OpenText auch weiterhin wie schon zu SharePoint-Zeiten vor allem die Inhalte an der richtigen Stelle der richtigen Person zur richtigen Zeit zur Verfügung. Neu ist aber, dass OpenText zahlreiche wegen ihrer hohen Produktivität sowie ihres Bedienkomforts beliebte Services wie Microsoft Teams in den Prozessen bereitstellt – über die zugehörigen Inhalte hinaus. Dadurch ist es möglich, den gesamten Lebenszyklus von Teams zu managen.

So lässt sich in einer führenden Applikation wie Salesforce oder Microsoft Dynamics 365 eine Ad-hoc-Zusammenarbeit mittels Teams starten, zum Beispiel um ein Angebot zu erstellen, das über Microsoft Outlook – ob online oder via Desktop-Client – angefragt wurde. Schon die eingehende E-Mail-Nachricht wurde mit der richtigen OpenText-Akte oder Business Workspace verknüpft und darin abgelegt, weil OpenText durch die Analyse bestimmter Schlüsselwörter wie Namen oder Auftragsnummern den Kunden automatisch erkannt und seine Akte in Outlook angezeigt hat. Möglich wird dies nicht nur durch intelligente Algorithmen, sondern auch dadurch, dass OpenText Extended ECM auf die Daten in den führenden Systemen zugreift.

Apropos Daten: In Open Text Extended ECM for Microsoft Office 365 sind auch die Daten der möglichen Teammitglieder hinterlegt, so dass sich zusammen mit dem integrierten Teams-Service ad hoc das richtige Team zusammenstellen und die gemeinsame Arbeit in Office 365 beginnen lässt. Sind Dokumente zu bearbeiten, können die Teammitglieder das zum Beispiel in Word online erledigen, und zwar alle gleichzeitig, während die Dokumente selbst in OpenText abgelegt und versioniert werden. Ist das Angebot erstellt, beendet Extended ECM for Microsoft Office 365 die Zusammenarbeit, archiviert aber das Teams-Projekt inklusive aller Diskussionen, Inhalte und Bearbeitungsschritte lückenlos und revisionssicher. Jeder Schritt ist und bleibt damit nachvollziehbar und wird Teil des Gesamtprozesses jenseits des Versands des gemeinsam erstellten Angebots, der wieder mittels Outlook erfolgt. Der Kreis ist geschlossen.

Prozesse und Rollen: OpenText Extended ECM for Microsoft Office 365

OpenText verbindet verschiedene Systeme, Applikationen, Oberflächen, Inhalte und Prozesse. Abhängig von der jeweiligen Rolle – Vertrieb, Customer Success, Legal etc. – arbeiten die Menschen mit der Anwendung, die für ihre Aufgaben am besten geeignet ist. Im obigen Beispiel begann alles in Outlook, dem im Vertrieb weit verbreiteten Tool zur Kundenkommunikation. Aus der E-Mail wird eine Opportunity in SalesForce, doch die zuvor in OpenText abgelegte E-Mail-Anfrage eines Kunden steht auch dort sofort zur Verfügung und ist damit verknüpft. Das Customer Success Team wiederum, das den Vertrieb bei der Angebotserstellung unterstützt, arbeitet mit Microsoft Teams und Office-Anwendungen wie Word Online im Rahmen von Office 365. Vielleicht muss auch die Rechtsabteilung das so erstellte Angebot prüfen und absegnen, arbeitet daran aber aus Microsoft SharePoint heraus. Immer aber bringt OpenText die richtigen Inhalte und Daten zu den richtigen Mitarbeitern und stehen die Funktionalitäten von Extended ECM for Microsoft Office 365 wie Suche, automatische Vorschläge von Business Workspaces oder Favoriten etc. in den jeweils führenden Unternehmensanwendungen und ihren jeweiligen Oberflächen zur Verfügung.

Integration ist das A und O bei OpenText. Selbstredend, dass OpenText Extended ECM for Microsoft Office 365 die neuesten Oberflächen-Technologien wie das SharePoint Framework und im Backend den Cloud-Stack Microsoft Azure unterstützt. OpenText spielt die zentrale Rolle zwischen den Welten, zwischen Oberflächen, führenden Unternehmensanwendungen und Technologie-Stacks im Backend. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Webinar „Investitionen in Microsoft Office 365 maximieren und Effektivität steigern“. Das ist der Weg vom Digital Workplace zum Digital Business.

Informationen zu zusätzlichen OpenText-Lösungen für die Integration von Content in Prozesse finden Sie in weiteren Blog-Artikeln.

Peter Stadler

Peter kam über die Akquisition der Enterprise Content Division von DellEMC im Januar 2017 zu OpenText. Seit dem 1. Juli 2017 verantwortet er als Vice President Enterprise Sales die Region BeNeLux, Switzerland & Austria. Den Fokus legt er in seiner Region auf Stärkung und Weiterentwicklung der bestehenden Kundenbeziehungen sowie der Neugewinnung von Kunden im Kernbereich des Enterprise Information Management. Durch die Nutzung von OpenText Lösungen sollen Kunden schneller wachsen können, Operational Cost, Information Governance und Security Risks reduziert werden indem Business Insights, Impact und Process Speed verbessert werden.

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