Salesforce: Warum die Vertriebsautomatisierung bei der automatisierten Dokumentenerstellung beginnt

Ohne Daten geht nichts, ohne korrekte Kundenstammdaten allzumal. Diese Wahrheit ist unumstößlich und wohl so alt, wie es Vertriebsorganisationen gibt. Kein Wunder, dass sich CRM-Lösungen seit ihrer Entstehung vor allem auf Daten konzentriert haben. Doch Vertriebsprofis wissen: Zwar hängt von Kundendaten alles ab und damit zusammen, doch ist dieses „alles“ eben weit mehr als die Daten selbst. Es ist das Wissen und das Können der Vertriebsmannschaft genauso wie der rechte und verbindliche Umgang mit und Ton gegenüber Kunden. Das zeigt sich nicht nur in Telefonaten oder persönlichen Treffen, sondern auch in der Kommunikation – nach innen wie nach außen. Daher kommt selbst der Star unter den heutigen CRM-Lösungen, Salesforce, nicht ohne Ergänzungen aus, die beim Management nicht nur von Daten, sondern auch und vor allem von unstrukturierten Informationen helfen. Dazu zählen auch Lösungen für die automatisierte Dokumentenerstellung.

Mehr als 100 digitale Inhalte nach dem ersten Kundenkontakt

Hätten Sie gewusst, dass beim Versuch, eine Person oder ein Unternehmen als Kunden zu gewinnen, über 100 verschiedene digitale Inhalte – E-Mails, Notizen, Dokumente, Präsentationen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge etc. – erzeugt werden?

Ich bin sicher, dass zumindest die Vertriebler, die diesen Beitrag lesen, das ganz genau wissen, auch wenn die Zahl für andere überraschend erscheinen mag. Und ich bin mir sehr sicher, dass die Vertriebsprofis sehr viel Zeit allein damit verbringen, diese Inhalte sauber zu ordnen, damit diese stets dem richtigen Kunden und dessen Stammdaten zugeordnet bleiben und schnell wiederauffindbar sind. Denn es ist unvermeidbar, dass Kollegen aus anderen Abteilungen – von Recht über Finanzen bis zum Service – Fragen haben, deren Antworten in eben diesen Inhalten zu finden sind.

Doch nur wenige werden in der Lage sein, alle diese digitalen Inhalte in ihrer CRM-Lösung abzulegen, zu pflegen und wiederzufinden, selbst wenn die Lösung Salesforce heißt. Dabei wünschen sich 95 Prozent der Salesforce-Nutzer nichts sehnlicher, als einfach und ohne Umwege auf die letzte Version ihrer Dateien aus Salesforce heraus zugreifen zu können. Denn kein einziger Vertriebsabschluss ist möglich, ohne dass Menschen mit Vertriebsinhalten interagieren. So verwundert es nicht, dass deutlich mehr als die Hälfte aller CRM-Anwender im Bedienkomfort die wichtigste Eigenschaft ihrer Vertriebslösung sehen.

Automatisierung erfasst den Vertrieb

Ordnung ist das halbe Leben – aber eben nur das halbe. Wie wäre es, wenn sich Ordnung automatisch schaffen ließe? Das wäre nicht nur im Sinne der Unternehmen, weil ihre Vertriebsmannschaft mehr Zeit für produktivere Arbeiten hätte, als Inhalte an der richtigen Stelle einzusortieren. Vielmehr profitieren die Vertriebsprofis selbst am meisten davon. Denn es gibt nichts Lästigeres, Zeitaufwändigeres und Langweiligeres, als seinen digitalen Schreibtisch aufzuräumen. Das Arbeiten mit Inhalten wird dadurch nicht obsolet, aber mehr Zeit darauf verwenden zu können, um ein passgenaues Angebot zu erstellen und abzugeben, das die Wünsche des potenziellen Kunden bestmöglich widerspiegelt, baut Stress ab, erhöht die Erfolgschancen und macht insgesamt zufriedener.

Natürlich beginnt die Automatisierung im Vertrieb (engl. Sales Force Automation, SFA) (in Englisch) nicht bei der Dokumentablage, sondern schon bei deren Erzeugung. Zwar mutet automatisierte Dokumentenerstellung nicht gerade wie eine neue Disziplin an. Viele verbinden zu Recht einen anderen Begriff damit, den des Output Managements (in Englisch). Doch steht diese Art der automatisierten Dokumentenerstellung nicht am Beginn der Prozesskette, sondern an deren Ende, wenn etwa Rechnungen aus strukturierten Datensätzen erzeugt, als Datei oder auf Papier gedruckt und versandt werden sollen.

OpenText Exstream : Automatisierte Dokumentenerstellung in Salesforce

Automatisierte Dokumentenerstellung im Vertrieb bedeutet hoch personalisierte Einzeldokumente, die kontextabhängig erzeugt werden müssen. So spart ein Vertriebsprofi sehr viel Zeit und Mühe, wenn er aus der Angebotsmaske von Salesforce heraus per Mausklick ein passendes Angebotsdokument erzeugen kann, das alle Daten dieses Angebots automatisch in die richtige Dokumentenvorlage übernimmt. So muss er oder sie zum Beispiel mittels Microsoft Word nur noch Feinheiten in der Datei vornehmen, wenn es denn überhaupt notwendig ist. Natürlich muss sich dieses Angebot wieder automatisch an der richtigen Stelle in der Kundenakte ablegen lassen, wo es als Grundlage zur Erzeugung eines passenden Vertragsdokuments dient.

Genau eine solche Lösung hat OpenText™ mit seinem Cloud-Service „Exstream for Salesforce“ (in Englisch) entwickelt. Er lässt sich als Managed Service oder als SaaS-Angebot aus der OpenText Cloud beziehen und ist nahtlos mit den Salesforce-Produkten „Sales Cloud“, „Service Cloud“ und „Community Cloud“ integriert. Außerdem ist er Teil der umfassenderen Lösung „OpenText™ Extended ECM for Salesforce“, mit der sich verschiedenste digitale Akten in Salesforce realisieren lassen.

Henning Bruestle

Henning ist seit Juli 2017 Vice President Enterprise Sales Germany und verantwortet in dieser Funktion den Vertrieb der Enterprise Business Unit in Deutschland. Mit seinem Team unterstützt Henning Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Strategie und begleitet sie durch den gesamten Transformationsprozess. Seine Karriere begann Henning bei Novell. Bevor er im November 2014 zu OpenText wechselte, war er bei der Software AG weltweit für den indirekten Vertrieb zuständig.

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