Wie Auftragsdaten automatisch ihren Weg nach SAP finden

Aufträge und Auftragsbestätigungen von Kunden gehen auf unterschiedlichen Kanälen – Telefon, E-Mail, Fax, EDI – und in unterschiedlichen Formaten ein. Alle gewählten Wege und Formate enthalten Informationen, die notwendig sind, um den Auftrag auszuführen. Doch ist es ein weiter Weg, bis daraus korrekte SAP-Auftragsdaten erzeugt werden. Die Unternehmen wenden deshalb viel Zeit und Mühe auf, die Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit zu prüfen, um sie zur Auftragsbearbeitung in SAP freizugeben. Dabei können die damit verbundenen manuellen Prozesse wie das Abtippen von Auftragsdaten von einem Fax selbst zur Fehlerquelle werden. Die Auftragssachbearbeiter sind folglich viel zu sehr mit dem Nachbereiten beschäftigt als mit der Validierung und Freigabe der Aufträge, während die Vertriebsleitung zu viel Zeit mit dem Managen administrativer Aufgaben verbringt. Was wie ein Einzelfallproblem aussieht, entpuppt sich bei näherem Hinsehen als ein idealer Einstieg in die digitale Transformation. Denn dabei geht es weniger um Digitalisierung als um Automatisierung.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck

Allzu oft dreht sich die Diskussion zum Thema Digitalisierung um die Frage, ob Daten digital oder auf Papier vorliegen und verarbeitet werden. Mal ganz abgesehen davon, dass es viel weniger um Daten als um unstrukturierte Informationen wie Dokumente, Präsentationen, Social-Media-Beiträge und CAD-Zeichnungen geht – Digitalisierung alleine ist nicht gleichbedeutend mit digitaler Transformation. Selbstverständlich sind digitale Daten und Informationen die Voraussetzung schlechthin für neue oder digital weiterentwickelte Geschäftsmodelle. Doch sie sind eben nur die Voraussetzung. Der Schlüssel dazu ist weniger die Digitalisierung als die dadurch mögliche Automatisierung gepaart mit technischer Intelligenz. Das gilt für Trendthemen wie autonomes Fahren ebenso wie für auf den ersten Blick langweilig anmutende Dinge wie den Auftragseingang.

Doch beides lässt sich nur automatisieren, wenn Informationen digital erfasst, deren Bedeutung erkannt und sie dann ohne menschliches Zutun verarbeitet werden. Darin liegt ein enormes Produktivitätspotenzial. Wenn Menschen ihr Auto nicht mehr steuern und sich auf den Straßenverkehr konzentrieren müssen, haben sie mehr Zeit für wichtigere Dinge wie zum Beispiel für Telefonate oder das Verfassen einer Kundenpräsentation. Wenn die Mitarbeiter im Auftragseingang sich nur noch mit fehlerhaften oder unvollständigen Aufträgen befassen müssen, anstatt korrekte Aufträge abzutippen, um sie im SAP-System zu erfassen, sinken die Durchlaufzeiten, steigt die Prozessqualität und die Kundenzufriedenheit.

Damit ist klar: Digitalisierte Daten und Informationen sind kein Selbstzweck, sondern ein Mittel zur Erreichung besserer oder neuer Ziele.

Intelligente Automatisierung statt Standardisierung

Prozesse lassen sich niemals vollständig standardisieren. Das gilt sowohl für das autonome Fahren wie für die Eingangskommunikation in den Unternehmen. Kein Entwickler dieser Welt kann alle Situationen im Straßenverkehr voraussehen. Deshalb müssen die Algorithmen in der Lage sein, Neues selbstständig zu interpretieren und so weit zu verstehen, dass die jeweilige Situation bewältigt werden kann.

Ähnliches gilt für die Kommunikation im Geschäftsleben. Allen üblichen Gepflogenheiten und technischen Standards zum Trotz gibt es nicht das allgemein gültige Auftragsformat – und wird es nicht geben. Auch hier sind selbstlernende Mechanismen gefordert, damit eine möglichst hohe Erkennungsrate erreicht wird, um eingehende Aufträge unabhängig von Kanal und Format automatisch und korrekt in das SAP-System einspielen und verarbeiten zu können. Eine wichtige Rolle spiel hierbei die automatisierte Verarbeitung eingehender Dokumente.

Automatisierte Verarbeitung eingehender Dokumente

Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse und -modelle transformieren wollen, brauchen Lösungen zur Digitalisierung und optimalen Automatisierung dokumentenhaltiger Prozesse. Mit seinen selbstlernenden Erkennungsmechanismen, dem eingebauten Workflow-Beschleuniger und der nahtlosen Integration in die SAP-Landschaft inklusive Fiori bringt OpenText™ Business Center for SAP® Solutions Unternehmen einen entscheidenden Schritt weiter auf ihrem Weg in die digitale Wirtschaft.

Das gilt jedoch nicht nur für eingehende Aufträge. Denn OpenText Business Center for SAP® Solutions ist eine Plattformlösung. Sie ist folglich nicht auf bestimmte Geschäftsszenarien wie den Auftragseingang beschränkt, sondern auf alle dokumentenhaltigen Prozesse anwendbar, wie sie unter anderem im Groß- und Einzelhandel oder in der Fertigungsindustrie gang und gäbe sind. So können zum Beispiel auch Einkäufer den Wareneingangsprozess durch eine vollautomatische Verarbeitung von Lieferscheinen beschleunigen. HR-Mitarbeiter können durch eine raschere Verarbeitung der Personaldokumente neu eingestellter Kolleginnen und Kollegen sicherstellen, dass diese in kürzerer Zeit produktiv für das Unternehmen arbeiten.

OpenText Business Center ist für SAP-Kunden die perfekte Lösung zur Digitalisierung und Automatisierung ihrer gesamten Eingangskommunikation – ob auf Papier, per Fax und E-Mail oder EDI.

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Detlev Legler

Detlev Legler ist Vice President Sales Strategy and Enterprise Business Deutschland bei OpenText und verantwortet in seiner Position den Vertrieb der Enterprise Business Unit Deutschland. Er ist seit rund 25 Jahren in führenden Vertriebs- und Marketing-Positionen bei internationalen Software-Unternehmen tätig. Für OpenText ist Detlev Legler seit 2006 tätig.

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