Was ist eigentlich Hybrid Content Management?
Der Begriff „Hybrid“ begegnet uns immer häufiger und oft geht es darum „das Beste aus beiden Welten“ zusammenzubringen. Das greift aber meist zu kurz. Gerade in Bezug auf Content Management wäre es eine allzu starke Vereinfachung, denn „Hybrid Content Management“ ist weitaus mehr, als die Kombination von zwei CMS-Varianten oder die Möglichkeit, Daten aus zwei Speicherplattformen (etwa in der Cloud und im eigenen Rechenzentrum) zu verbinden. Um Hybrid ECM besser zu verstehen, lohnt es sich, zunächst zu betrachten, was in anderen Bereichen als „hybrid“ bezeichnet wird.
Aktuell beschäftigt viele Familien mit schulpflichtigen Kindern der Hybrid-Unterricht, also die Kombination von herkömmlichem Präsenzunterricht mit digital zumindest unterstütztem Unterricht aus der Ferne. Dabei wird heiß diskutiert, ob regelmäßige Arbeitsaufträge per E-Mail schon Unterricht sind oder ob die bekannte Klassensituation auch digital möglichst originalgetreu wiederhergestellt werden sollte, etwa mit Videokonferenzen.
Bei Autos sprechen die Hersteller vom Hybrid-Antrieb, wenn es um die Kombination von Verbrennungsmotor und Elektromotor mit ihren jeweiligen Kraftquellen und Antriebssystemen geht. In der IT ist Hybrid Cloud das Schlagwort der Stunde. Denn viele Unternehmen besinnen sich darauf, dass manche Daten und Prozesse besser in einer selbst kontrollierten Umgebung aufgehoben sind – in einer Private Cloud. Konzepte für eine Hybrid Cloud kombinieren die öffentliche und private Cloud, indem sie die Freigabe von Daten und Anwendungen zwischen den beiden ermöglichen. Je nach Standpunkt wird noch die lokale Infrastruktur einbezogen. Hybrid Cloud umfasst dann mindestens drei Komponenten – wenn mehrere Public-Cloud-Angebote genutzt werden aber auch mehr.
Hybrid Content Management bringt Erkenntnisgewinn
In der Kartografie schließlich ist eine Hybrid-Darstellung eine Ansicht, bei der in eine Luftbildaufnahme auch Straßen- und Ortsnamen eingetragen sind. Hier bringt die Zusammenführung einer der Luftbildaufnahmen (unstrukturierten Daten) mit dem als strukturierten Daten vorliegenden Orts- und Straßenverzeichnis einen erheblichen Erkenntnisgewinn. Auf einmal können in der Hybrid-Darstellung nicht nur Ortsansässige mit einiger Mühe bestimmte Orte den Koordinaten auf der Karte zuordnen, sondern jedermann.
Die Aufnahme hat also nicht mehr nur für einen kleinen Kreis Eingeweihter einen Wert, sondern kann von nahezu jedermann für ganz unterschiedliche Zwecke verwendet werden. Genau das möchte man mit einem ECM auch für die Informationen des Unternehmens erreichen – mit entsprechenden Einschränkungen durch ein Berechtigungskonzept.
Von einem echten Hybrid Content Management kann man daher sprechen, wenn sich aus an unterschiedlichen Orten gespeicherten, unterschiedlichen Arten von Daten ein neues, zusammengesetztes Ganzes ergibt, das mehr bietet als seine Einzelteile. Es erschließt also nicht nur „das Beste aus beiden Welten“, sondern kombiniert viele Welten zu einer neuen Welt mit besser in den Zusammenhang eingeordneten und daher auch vielfältiger und einfacher nutzbaren Informationen.
Von einem Hybrid ECM schon dann zu sprechen, wenn lediglich Cloud-Dienste als Ergänzung zu lokaler Software zur Verwaltung von Unternehmensinhalten herangezogen werden, greift dagegen viel zu kurz. Es ist lediglich eine der technischen Voraussetzungen – der Wert eines Hybrid ECM entsteht dagegen vor allem durch die Verknüpfung von Daten und Informationen.
Extended ECM als eine Form von Hybrid Content Management
OpenText bietet mit Extended ECM bereits seit einigen Jahren eine Lösung für die hybriden IT-Umgebungen, die immer mehr Firmen aufbauen. Dadurch lässt sich das eigentliche Content Management heute auf alle wichtigen Systeme ausdehnen, in denen Unternehmen Daten erwerben, zusammenführen und verarbeiten. In sogenannten Business Workspaces stehen Anwendern kontextabhängig alle relevanten Dokumente und Daten an einer Stelle zur Verfügung. Belegen und illustrieren lässt sich das unter anderem an SAP, Microsoft 365 und Salesforce.
Die entscheidenden Geschäftsprozesse eines Unternehmens sind in diesen und vergleichbaren Anwendungen organisiert. OpenText hilft ihnen dabei, zum Beispiel in Microsoft 365 erstellte Inhalte mit Personen und Prozessen zu verbinden. Wie wichtig das ist, hat sich in den vergangenen Monaten erneut gezeigt, als sich die Zusammenarbeit von Mitarbeitern im Homeoffice in vielen Unternehmen stärker in Microsoft Teams verlagert hat.
Microsoft Office 365 ins ECM integrieren
Die Inhalte, die in Microsoft Teams entstehen und bearbeitet werden, stehen in engem Zusammenhang mit Daten aus transaktionsorientierten Unternehmensapplikationen: Kollegen unterhalten sich in Microsoft Teams etwa über Konditionen eines Auftrags, erklären sich Besonderheiten, die bei einem Kunden zu beachten sind, oder treffen Vereinbarungen und legen Termine fest.
Aus Compliance-Gründen, aber auch um die Produktivität sicherzustellen, indem Inhalte für spätere Projekte verfügbar bleiben, und so das Unternehmenswissen zu mehren und zu bewahren, müssen auch diese Informationen aus Microsoft Teams kontextbezogen aufbewahrt und zur Verfügung gestellt werden. Das leistet OpenText Extended ECM for Microsoft Office 365. Dessen Funktionen beschränken sich aber natürlich nicht auf Microsofts Teams, sondern erstrecken sich auch auf die anderen Komponenten von Microsoft Office 365. So wird zum Beispiel eine eingehende E-Mail-Nachricht direkt mit der zugehörigen OpenText-Akte oder dem Business Workspace verknüpft und in ihm abgelegt.
Salesforce ins ECM integrieren
Als Software as a Service Salesforce einfach nutzbar, aus Sicht eines Content Managements ist das CRM-System damit jedoch eine Insellösung. Insbesondere fehlt ihm die Verbindung zur zweiten großen Insel im Unternehmen, dem ERP-System. OpenText Extended ECM for Salesforce stellt durch Shared Content die Verbindung zwischen CRM (Salesforce) und ERP (etwa SAP und Oracle) her.
Gleichzeitig sorgt es durch automatische Vergabe der Metadaten für Datenkonsistenz. Von jedem System aus können alle Anwender so auch die Inhalte und Metadaten sehen, die im jeweils anderen System mit den Objekten verbunden sind. Ganz wichtig: Dabei geht es weniger um den Austausch von Daten als darum, dass die Daten an einer zentralen Stelle erfasst und gesammelt werden, aber die Anwender jeweils aus „ihrem“ System eine umfassende Sicht auf alle relevanten Informationen erhalten. Sie müssen also ihre Arbeitsweise nicht umstellen.
SAP ins ECM integrieren
Im Gegensatz zu Office oder Salesforce, wo jeweils Menschen Informationen erstellen und oft nach eigenen Ordnungssystemen ablegen, erzeugt SAP nach strengen Kriterien eine Vielzahl strukturierter Daten. Auf diesen Daten liegt im Zuge von Digitalisierungsinitiativen oftmals das Hauptaugenmerk. Deren Auswertung und Analyse bietet auch erhebliche Möglichkeiten. Bedenkt man aber, dass diese Daten nur etwa 10 bis 20 Prozent aller Unternehmensinhalte ausmachen, wird schnell deutlich, wie wichtig es ist, sie zum Rest in Zusammenhang zu setzen.
Genau dafür sorgt Extended ECM for SAP Solutions. Damit können SAP-Anwender – abhängig von den jeweiligen Berechtigungen – in ihrer gewohnten SAP-Oberfläche zu jedem Business-Objekt unstrukturierte Inhalte hinzufügen, nach ihnen suchen, sie aufrufen oder auch bearbeiten. Gleichzeitig erhalten Anwender, die SAP eigentlich nicht nutzen, direkten Zugriff auf sämtliche Informationen zu SAP-Business-Objekten. Auch sie profitieren davon, dass durch die Verknüpfung der Inhalte mit den Metadaten der Kontext erhalten bleibt, in dem die Inhalte erzeugt und bearbeitet wurden.